Pandemi, sanal ofis pazarını büyütüyor

Ofis binası ve gereçleri temin etmeden ofis alanı ve ofis hizmetleri sunan açık ve sanal ofisler, pandemiden sonra daha çok talep ediliyor.
Pandemi, sanal ofis pazarını büyütüyor

Ofis binası ve gereçleri temin etmeden ofis alanı ve ofis hizmetleri sunan açık ve sanal ofisler, pandemiden sonra daha çok talep ediliyor. Yakın zamana kadar çoğunlukla genç girişimcilerin tercih ettiği sanal ofis hizmetleri, uzaktan çalışma deneyiminin başarılı sonuç vermesiyle artık kurumsal ve büyük firmaların da ilgisini çekiyor.

Uzun zamandır tasarladığınız şirketi artık hayata geçirmeye hazırsınız. Bütün iş bağlantılarını kurguladınız. Sırada sadece ofis bulmak kaldı. Uygun lokasyonda ofis binası satın alacak veya kiralayacaksınız; ofis mobilyaları alacaksınız, elemanlar için uygun bölümler, odalar hazırlayacaksınız… Daha işe başlamadan yorulduysanız, açık veya sanal ofis seçeneğine göz atmanızda fayda var. Sanal ofis, hazırlanmış, kurulu bir ofis alanını yasal adres göstererek, ofis binası ihtiyacını giderme hizmeti olarak tanımlanıyor. Sanal ofis talep eden firmaya gelen çağrılar, e-postalar, kargolar, ofis temsilcileri tarafından karşılanıyor. Firma sahibi ve çalışanları, gerekli durumda kiraladıkları açık ofislerde toplantı yapabiliyor. Bu nedenle sanal ve açık ofisin lokasyonu önemli. Anadolu’da iş yapanlar için İstanbul’un, İstanbul’da yaşayanlar içinse merkezi iş alanlarının adres gösterilmesi prestij kaynağı olarak görülüyor.

PANDEMİ ÖNCESİ VE SONRASI

Pandemi öncesinde sanal ofis veya açık ofis talep edenler daha çok yarı zamanlı (freelancer) veya evden, esnek çalışanlar, işlerini çevrim içi (online) yürütebilenlerdi. Bunları da daha çok start-up’lar, genç girişimciler ve KOBİ’ler oluşturuyordu. Bu kesim hâlâ sanal ve açık ofisi en fazla talep eden kesim olsa da pandeminin uzaktan çalışmayı yaygınlaştırması, talepte çeşitlenmeye yol açtı. Çalışan verimliliğinin olumsuz etkilenmediğinin ortaya çıkması ve ofislerin sunduğu avantajlar sonucunda büyük firmalar da sanal ve açık ofislere ilgi göstermeye başladı.

Böylelikle büyük firmalar da yeni merkezlerinde ofis kirası, depozito, emlakçı komisyonu, dekorasyon, güvenlik, temizlik, aidat, elektrik, doğal gaz, telefon, su ve internet faturası gibi çok sayıda maliyet kaleminden kurtulup, doğrudan işine odaklanma imkânı elde ediyor. Diğer yandan herhangi bir nedenle küçülmek durumunda kalan firmalar da sanal ve açık ofis seçeneğini değerlendiriyor.

PERSONEL ÖZGÜR ÇALIŞMAKTAN MEMNUN

Çalışma hayatında geleneksel sistemi tercih eden kurum ve firmalar, çalışanların mesai saatine riayet etmesine önem veriyorken, pandemi döneminde evden çalışma sistemiyle etkin ve verimli sonuçlar alan işverenler kurumsal yaklaşımlarında esneklik kazandı. Yapılan araştırmalar da personelin çalışırken özgür olmasının, daha fazla sorumluluk alma isteğini artırdığını gösteriyor.

Çalışanların maddi ve manevi rahatlığa kavuşması, verimliliği tetikleyen önemli nedenler arasında yer alıyor. İşe gidip gelirken harcanan yol, yiyecek, giyecek parası gibi masrafların azalması ve zamandan tasarruf edilmesi, çalışanın verimliliğini artıran unsurlar arasında bulunuyor. Araştırmalar ayrıca, uzaktan çalışan personelin verimli sonuç elde etmenin ötesinde, iş ortamındaki kolektif bilinci koruduğunu hatta daha üretken fikirler geliştirdiğini gösteriyor.

HİBRİT ÇALIŞMA MODELİ DEVREYE GİRİYOR

Herhangi bir mekâna bağlı olmadan çalışma fikrine çok sıcak bakan, özellikle Y ve Z kuşağına mensup çalışanlar, geleneksel kurumların mesai saati ve mesai yerine dair bakış açısını değiştiriyor. Bu noktada hibrit çalışma modeli devreye giriyor. Yarı evde yarı ofisten çalışma olarak özetlenebilen hibrit çalışma modeli, hem özgür çalışmak isteyenlere hem de personeli ofiste görmek isteyen yöneticilere cevap veriyor. Modelin yakın vadede daha da gelişerek sanal ve açık ofis pazarını büyüteceği öngörülüyor.

Workinton CEO’su Enis Cevahircioğlu:
GELECEĞİN MODELİ HİBRİT OFİS SİSTEMİ

Paylaşımlı ofis (co-working) pazarının Türkiye’deki en büyük oyuncularından olan Workinton, Co-working, Sanal Ofis, Hazır Ofis ve Toplantı Odası hizmetlerini, Türkiye’nin ve dünyanın farklı noktalarında 18’den fazla şubede sunuyor. Sanal ofis hizmetleri hakkında bilgi veren Workinton CEO’su Enis Cevahircioğlu, dijitalleşmenin artması ve son dönemde uzaktan çalışma şeklinin yaygınlaşmasıyla sanal ofis talebinin arttığını dile getirdi.

Sanal ofisi nasıl tanımlıyorsunuz? Sanal ofis düşüncesi hangi beklentilerden, nasıl doğdu?

Sanal ofis, en basit tanımıyla ofis ihtiyaçları için hazır, kurulu bir ofis alanının yasal adres olarak gösterilme hizmetidir. Bu sayede ofislerin kira, temizlik, bakım-onarım gibi yüksek maliyetlerinden kurtularak, kargo karşılama hizmetlerinden yararlanıldığı, müşterilere sunulabilecek prestiji yüksek bir adrese sahip olursunuz. Bu konu özellikle girişimcileri ilgilendirse de günümüzde pek çok köklü kurum sanal ofis hizmetinden yararlanmaya başladı. Sanal ofis ihtiyacı temel olarak maliyetleri kısma ihtiyacından ve değişen dünya dinamikleri sonucu ortaya çıktı.

Tarihçesine baktığımızda da, sanal ofis kavramının ortaya çıkışı 1980’lerin ikinci yarısına kadar uzanıyor. Uluslararası Servcorp firmasının CEO’su Alfred Moufarrige tarafından ortaya çıkarıldığı iddia ediliyor. Prestijli noktalarda ekonomik çözümlerle iş yürütme ihtiyacıyla doğan bu kavram, bilgi teknolojilerindeki gelişmeler neticesinde özellikle 2000’li yıllarda hızlı bir gelişim ivmesine ulaştı.

SANAL OFİS ŞİRKET MALİYETLERİNİ DÜŞÜRÜYOR

İnsanlar hangi durumlarda sanal ofisleri tercih ediyor? Bu ofislerin fiziki ofislere göre üstünlükleri nelerdir?

Genelde bu modeli işlerini efektif ve kesintisiz bir şekilde ofise gitmeden yürütmek isteyen start-up sahipleri ve serbest çalışanlar kullanıyor. Ancak şirket maliyetlerini düşürmek için kullanan büyük ölçekli firmalar da var tabii. Sanal ofisin fiziki ofis sistemine göre üstünlüklerini genel olarak şöyle sıralayabiliriz: Maliyetleri daha düşük, pek çok hizmetten yararlanmak mümkün, networking imkânı yakalanabiliyor ve operasyonel risk yok. Ayrıca düşük maliyetlerle ofisini merkezi bir noktada, prestijli bir konum gösterilebiliyor. Müşterilerle istenirse toplantı yapabilecek alana da açık ofis sistemi içinde sahip olunabiliyor. Sanal ofislerin bu avantajları insanların daha fazla masrafa girerek fiziki bir ofis açmasının veya ofis kullanmasının önüne geçiyor.

Sanal ofis talebinde start-up’ların ve KOBİ’lerin payı nedir? Genel şirket yapılanması nasıldır?

Başarılı bir işletmenin temel stratejileri arasında gösterilen “her girdiyi doğru hesaplamak” konusu, özellikle son yıllarda şirketlerin maliyetlerini düşürmek için çözüm arayışlarına yönlenmesine sebep oldu. İlk olarak serbest çalışan girişimciler, freelancer’lar, esnek çalışanlar, işlerini online olarak yürütebilenlerin tercih ettiği sanal ofisler, özellikle start-up’ların kurtarıcısı olarak faaliyet gösteriyordu. Ancak dijitalleşmenin artması ve son dönemlerde uzaktan çalışma şeklinin popülerleşmesiyle şirket maliyetlerini düşürmek isteyen pek çok şirket, sanal ofis talebini artırmış durumda.

Sanal ofis talebinde bulunan iş modelinin yalnızca start-up’lar ve küçük işletmeler olduğunu söylemek şu anda mümkün değil. Pandeminin getirdiği yeni koşullar sonrasında her sektörden büyüklüğü fark etmeksizin şirketlerin sanal ofis talebinde bulunduğunu rahatlıkla söyleyebiliriz.

SANAL OFİSİN LOKASYONU PRESTİJ KAYNAĞI

Sanal ofis konseptinin en önemli özelliklerinden biri ofisinizi prestijli bir konumda ikamet ediyor gibi gösterebilmeniz. Dolayısıyla burada dikkat edilecek noktalardan biri sanal ofis olarak göstereceğiniz yerin lokasyonu olmalı. Çalıştığınız müşteriler üzerinde güçlü bir izlenim bırakmak için lokasyonun prestijli olması ciddi avantajlar getiriyor. Bunun yanı sıra sanal ofis olarak göstermek istediğiniz yerdeki hizmetlere de dikkat etmeniz gerekiyor. Kargo hizmetinden ve telefon hizmetinden aldığınız verim de oldukça önemli. Örneğin Workinton’da telefonlarınıza İngilizce olarak da cevap verebiliyoruz. Uluslararası müşterilere sahip şirketler için bu konu önemli. Aynı şekilde profesyonel destek noktasında ve danışmanlık konularında da sizlere yardımcı olacak, yol gösterecek sanal ofisleri tercih etmek, olası krizlerde ya da yeni kararlarda şirket sahiplerine yardımcı olacaktır.

Pandemi sanal ofis pazarını nasıl etkiledi?

Pandemi sanal ofis pazarını olumlu etkiledi. Daha önce serbest çalışanlara ve start-up’lara hizmet eden sanal ofis kavramı, pandeminin getirdiği yeni düzenle birlikte büyük şirketlere de ev sahipliği yapmaya başladı. Bu dönüşümün pandemi öncesinde de izlerini görebiliyorduk belki ama pandeminin bu durumu hızlandırdığını kesinlikle söyleyebiliriz.

WORKINTON 10 MİLYON SANAL ÇALIŞANA HİZMET ETMEYİ HEDEFLİYOR

Biz Workinton’ın kuruluş amacını sayısı 10 milyona varan mobil çalışanın “iyi çalışması” üzerine yapılandırdık. 2012 yılında kurulan şirketimiz şu anda Türkiye’de co-working (paylaşımlı ofis) sektörünün en hızlı büyüyen girişimcisi konumunda bulunuyor. 18’in üzerinde şubemizle hem yurt içinde hem de yurt dışında hizmet veriyoruz. Kurulduğumuz günden bu yana 15 bin üyeye co-working, sanal ofis, hazır ofis ve toplantı odası hizmeti sunuyoruz. Birçok farklı sektörden 2 binin üzerinde kurumsal firmaya da ev sahipliği yaparak bu firmalar arasında etkileşimi sağlıyoruz. Sanal ofisin de genel faaliyetlerimiz içerisinde önemli bir yeri var. Sanal ofis hizmetimizle kullanıcılarımızın ofise gelmeden işlerini yürütmelerine yardımcı oluyoruz. Ofislerimizden birini adresi olarak belirtebilen üyelerimiz, tüm evrak ve kargolarını emin ellere teslim ediyor. Deneyimli bir ekiple çağrılara Türkçe ve İngilizce cevaplar veriyoruz. Pandemiyle birlikte sanal ofis hizmetimizin daha popülerleştiğini, pek çok firma ve bireysel kullanıcıya hitap ettiğimizi söyleyebiliriz.

TALEBE GÖRE ŞEKİLLENEN OFİS ÇÖZÜMLERİ

Pandemi sonrası yeni hizmetleriniz veya ürünleriniz oldu mu?

Pandemiyle hayatımızın vazgeçilmezi haline gelen uzaktan çalışma modeli, hazır ofislere ve sanal ofislere ilgiyi artırdı. Dünyada ve ülkemizde pek çok dev marka hibrit modellere geçiş yapmaya başladı. Biz de Workinton olarak dünyadaki dönüşümün bir sonucu olarak geleceğin çalışma sistemi dediğimiz hibrit ofis sistemini hayata geçirdik. Bu yeni sistemin temelinde şirket merkezlerinin küçülüp çok lokasyonlu ofislerin ve evden çalışma düzeninin yaygınlaşması var. Hibrit ofis çözümlerimizde 360 derece bir yaklaşım benimsiyoruz.

Genel merkez, home office, ulaşım çözümleri, Workinton şubeleri, Workinton App ve tamamlayıcı hizmetlerin bir arada olduğu bir model oluşturduk. Burada genel merkezin dönüşümü, altyapı kurulumu, ofis& temizlik ve operasyon yönetiminin tümünü hibrit modele entegre hâle getirmek için hizmet sunuyoruz. Oluşturduğumuz hibrit ofis sisteminin, geleceğin modeli olacağına inanıyoruz.

BEACH OFİS

Bunun yanı sıra pandemi döneminde talebe göre şekillenen ofis çözümleri de sunmaya başladık. Firmalara özel hizmetler, danışmanlıklar veriyoruz. Pandemiyle birlikte hizmet çeşitliliğimizi artırdığımızı söyleyebilirim. Örneğin yazın tatil havasından, deniz ve kumdan ödün vermeden çalışmak isteyen kullanıcılarımız için iki adet beach ofis açtık. Bu ofislerimiz sahilin içerisine konumlandırılmış lokasyonlar. Açtığımız bu beach ofislere de ilgi oldukça yüksek.

Beach ofislerinizden biraz bahseder misiniz? Nerede bulunuyor?

İstanbul Kilyos’ta 75 metrekarelik alana sahip olan Workinton Burch Beach, yazın sıcağında kapalı alanda çalışmak istemeyenler için cazip bir alternatif hâline gelecek. Home Office konseptini “beach office” konseptiyle değiştirmek isteyen Burch Beach ve Workinton, yeni sahil lokasyonuyla ortak çalışma ortamı kavramına yeni bir boyut getiriyor. Konforlu, hijyen koşulları sağlanmış, deniz kenarına konumlanmış özel lounge alanlarında çalışabilecek Workinton üyeleri, toplantılarını da bu alanlarda gerçekleştirebilecek. Kesintisiz ve hızlı internet bağlantısına sahip olan Workinton Burch Beach, yiyecek ve içecek servisiyle de keyifli bir çalışma ortamına dönüşüyor. Güneş, deniz ve doğanın buluştuğu Kilyos’ta hem dinlenip hem de çalışmak isteyen üyeler, Workinton Burch Beach’e özel indirimli avantajlarla giriş yapabiliyor.

Yeni hedefleriniz nelerdir?

Önümüzdeki dönemde büyümeye ve hizmetlerimizi çeşitlendirmeye devam etmeyi hedefliyoruz. 2021 ile beraber şubelerimizi ve metrekarelerimizi artırmaya başladık. Bu büyüme sayesinde de iş hacmimiz yüzde 30 seviyelerinde artış yakaladı. Bu yaza kadar Türkiye’de yalnızca dört şehirde hizmet veriyorduk. Workinton Akyaka’nın (Muğla) da açılmasıyla bu sayıyı beşe çıkartmayı başardık. Hedefimiz ulaşabildiğimiz kadar şehre ulaşmak. Bu konuda çalışmalarımızı ve faaliyetlerimizi sürdürüyoruz. Yakın gelecekte Gaziantep, Antalya ve Eskişehir’de şubeler açmayı hedefliyoruz. Aynı şekilde yurt dışında da büyümeyi hedefliyoruz. Şu anda Katar ve Doha’da dört şubemiz bulunuyor. İlerleyen dönemlerde Azerbaycan, Umman, Ukrayna ve Romanya gibi ülkelerde de faaliyet göstermeyi planlıyoruz. Günün koşullarına ve müşterilerimizin taleplerine uygun olarak sistemlerimizi ve hizmetlerimizi güncelliyoruz.